Dezember 13

Geschäftsreisen organisieren – Mit diesen 5 Tipps gelingt das reibungslos

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Sie fragen sich: Was muss ich beachten, wenn ich meine Dienstreise plane? Das planen und organisieren einer Geschäftsreise kann immer wieder eine aufreibende Angelegenheit werden. Nachher ist man natürlich dann immer schlauer. Dann weiß man, was man hätte besser machen können und was vergessen wurde. Berücksichtigt man jedoch einige relevante Punkte vorab, dann wird Geschäftsreisen organisieren deutlich vereinfacht und effektiver.

Diese Aspekte sollten Sie bei der Planung und Organisation Ihrer Geschäftsreise dringend beachten:

1.

Reiseplan

Ein strukturierter und durchdachter Reiseplan ist eine optimale Grundlage und der Garant für einen erfolgreichen Ablauf der Reise. Stellen Sie sich folgende Fragen: Wen treffe ich wo und wann? Wie weit sind die Entfernungen zwischen meinem Hotel, meines Ankunftsort (z.B. Bahnhof) und meinen Treffpunkten? Wie lange dauern die Transportwege? Welche Zeiten benötige ich für Vorbereitungen? Wann und wo verpflege ich mich oder werde ich verpflegt? Welche Ruhezeiten benötige ich wann und wie lange? Benötigen Sie vor Ort einen Mietwagen oder kennen Sie sich gut aus und wollen die öffentlichen Verkehrsmittel benutzen? Ist der Zeitplan besonders eng kann ein Chauffeur-Service eine sehr gute und komfortable Hilfe sein. Sie benötigen Ihre Energie und Konzentration für die Geschäftskontakte und nicht für den Verkehr.

2.

Geschäftsreisen organisieren heißt auch Wetterfrosch spielen

Informieren Sie sich vorab über die zu erwartenden Wetterverhältnisse vor Ort. Das Wetter kann man zwar nicht 100%-ig genau vorausschauen. Jedoch sind Großwetterlage und lokale Besonderheiten gut planbar. Welche Temperaturen sind am Tag und in der Naht zu erwarten? Welche Luftfeuchtigkeit herrscht in dem Reisegebiet? Ist vor Ort vielleicht gerade Regen- oder auch Sturmzeit? Kennt man dort plötzliche Wetterumschwünge?

Bedenken Sie auch bei Ihrer Planung, dass Ihr Geschäftskontakt Sie spontan zu einer privaten Unternehmung wie z.B. einer Wüstentour einladen könnte. Passen Sie für alle Fälle Ihre Reisegarderobe entsprechend an und halten Sie diese so gut wie möglich flexibel.

3.

Checklisten für das Geschäftsreisen organisieren

Ein altes Sprichwort sagt: Wer schreibt, der bleibt. Machen Sie sich eine Checkliste für alle wichtigen Aspekte und Dinge Ihrer Geschäftsreise. Angefangen beim richtigen Outfit über alle wichtigen Unterlagen bis zu technischen Hilfsmitteln für den Geschäftskontakt. Eine kleine aber feine Checkliste kann beim Geschäftsreisen organisieren Ihr Retter in der Not sein. Besonders dann, wenn es mal hektisch oder unübersichtlich wird.

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4.

Kommunikation

Beim Geschäftsreisen organisieren spielt wie so oft das Thema Kommunikation eine wichtige Rolle. Denken Sie darüber nach mit welchen Mitteln Sie mit Zuhause, Ihrem Unternehmen und Ihren Geschäftskontakten während der Geschäftsreise kommunizieren. Wenn Sie im Ausland unterwegs sind, informieren Sie sich vorab bei Ihrem Mobilfunkanbieter. Gelten Ihre Telefon- und Datenleistungen auch im Ausland 1:1? Beachten Sie hier auch die Konditionen für verschiedene Länder. Alternativ können Sie über das WLAN kostenfrei auf die Videotelefonie per Zoom, Skype o.ä. zugreifen. Auch Chat-Systeme wie WhatsApp und der Facebook-Messenger sind hier eine kostenfreie Option.

5.

Flugzeiten im Auge halten

Es kommt immer wieder vor, dass sich Flugzeiten verschieben und auch ganze Flüge verlegt oder storniert werden. Auch ein neues Gate für Ihren Flug kann Ihren Adrenalinspiegel nach oben treiben. Laden Sie sich eine App Ihres Fluganbieters auf Ihr Smartphone. Aktivieren Sie wenn möglich die entsprechende Benachrichtigungsfunktion. So bleiben Sie immer auf den Laufenden und können rechtzeitig und in Ruhe auf Veränderungen reagieren.


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