So bekommen Sie die Dienstreiseabrechnung in voller Höhe erstattet

Dienstreiseabrechnung

Wenn im Rahmen einer Auswärtstätigkeit im Unternehmen Kosten für den Arbeitnehmer anfallen, dann können diese über eine Dienstreiseabrechnung beim Arbeitgeber oder auch in der Steuererklärung geltend gemacht werden. Erfahren Sie in diesem Artikel die Grundsätze, die Sie beachten müssen wenn Sie die Reisekosten in voller Höhe erstattet haben möchten.

So wird die Geschäftsreise korrekt abgerechnet

Sowohl Reisende, wie auch Unternehmer verstehen die Dienstreiseabrechnung manchmal als eine komplizierte und auch aufwendige Sache. Vor allem dann, wenn Unklarheiten bezüglich der einzelnen Richtlinien und Pauschalen bestehen, dann fühlt man sich im Rechte-Dschungel verloren. Dieser Artikel soll Ihnen eine Hilfestellung geben, um sich bei der Spesenabrechnung zurecht zu finden. Hier erfahren Sie, welche Nachweise Sie benötigen.

Aufwendungen, die bei betrieblich oder beruflich bedingten Reisen anfallen, werden als Reisekosten definiert. Hierbei gibt es vom Gesetzgeber eine klare Einordnung des Begriffs „Dienstreise“. Demnach gilt als Dienstreise, wenn der Arbeitnehmer außerhalb des Arbeitsortes und außerhalb der eigenen Wohnung vorübergehend für den Arbeitgeber tätig ist. Die Kosten sind für eine Dauer von maximal drei Monaten anzuerkennen. Arbeitet der Arbeitnehmer über einen längeren Zeitraum an diesem Einsatzort, so wird dieser zur „regelmäßigen Arbeitsstätte“. Eine Ausnahme gibt es auch hier: Wenn der Arbeitnehmer innerhalb dieser Zeit an mehreren unterschiedlichen Einsatzorten beschäftigt ist, dann ist diese regelmäßige Arbeitsstätte nicht zu definieren.

Auswärtsaufenthalte, die in Relation zur Arbeit im Unternehmen nur eine untergeordnete Rolle spielen, sind ebenfalls ausgenommen. Dies ist etwa bei einem Architekten der Fall, der sich über längere Zeit auf einer Baustelle aufhält. Dies ist dann nicht als regelmäßige Arbeitsstätte zu werten. Der Anspruch auf die Reisekostenerstattung wird dann unabhängig von der Beschäftigungsdauer gewährt. Die Reisekosten werden nochmals in Fahrtkosten, in Übernachtungskosten und in den Verpflegungsmehraufwand und die Reisenebenkosten aufgegliedert.

Die Dienstreiseabrechnung: Drei Abrechnungs-Ansätze

Zu den Fahrtkosten gehören neben den Touren zur ersten Tätigkeitsstätte (also der Weg von der Wohnung zur Arbeitsstätte und zurück) auch die Aufwendungen am Reiseziel und die Zwischenheimfahrten zu den Fahrtkosten. Jedoch sind nur die Zwischenheimfahrten als Reisekosten abzurechnen. Hierbei ist zu unterscheiden, ob Sie diese Fahrten mit dem eigenen Auto oder mit einem Dienst- bzw. Mietwagen oder auch mit anderen Verkehrsmitteln durchführen. In voller Höhe werden Kosten bei Benutzung eines Mietwagens, sowie die Reise per Flugzeug, Bahn oder Bus erstattet. Dies sollten Sie durch entsprechende Belege nachweisen können.

Die Nutzung des eigenen Fahrzeugs kann über drei verschiedene Ansätze abgerechnet werden:
  1. Sie rechnen die Kosten in tatsächlicher Höhe per Einzelnachweis ab. Hierzu ist es erforderlich ein exaktes Fahrtenbuch zu führen. Dieses gibt Auskunft über die Gesamtkosten, die Jahresfahrleistung sowie die beruflich gefahrenen Kilometer.
  2. Sie können die Fahrkosten auch über einen fahrzeugindividuellen Kilometersatz abrechnen. Auch hier ist ein Fahrtenbuch erforderlich. Sie rechnen den fahrzeugindividuellen Kilometersatz dann durch Einzelnachweise über einen Zeitraum von 12 Monaten ab.
  3. Oder Sie setzen eine Kilometerpauschale von 30 Cent pro gefahrenen Kilometer an. Bei Motorrädern oder Mopeds können 20 Cent pro Kilometer vergütet werden. Eine Pauschale für Fahrräder und ähnliche Fahrzeuge und auch die Vergütung von Mitfahrern gibt es seit 2015 nicht mehr.

Die Dokumentation mit Hilfe des Fahrtenbuchs

Je nach Kosten des Fahrzeugs und des Aufwands, um Nachweise zu führen, können Sie sich für eine der drei Methoden entscheiden. Die Kilometerpauschale deckt im Grunde genommen alle Kosten vom Kraftstoffverbrauchtat über die Instandhaltung bis zur Versicherung ab. Streng betrachtet wird die Pauschale aber auf das Minimum der möglichen Kosten angesetzt. Wenn Sie die tatsächlichen Kosten des Fahrzeugs während der Dienstreise erfassen möchten, dann sollten Sie das Fahrtenbuch führen. Hier werden alle Fahrtlängen, die Anlässe für jede Fahrt und die damit verbundenen Kosten dokumentiert. Vor allem dann, wenn Sie das Gefühl haben, dass die Pauschale die tatsächlichen Kosten nicht erreicht, ist dies die sinnvollere Option.

Das fahrzeugindividuelle Fahrtenbuch ist noch etwas anspruchsvoller zu führen. Dafür liefert dieses noch präzisere Daten. Hierbei müssen Sie eine 12-monatige Aufzeichnung aller Kosten vom Kraftstoff über Reparaturen, Abschreibungen, Ersatzteile, Steuern, Garagenmiete und Versicherungen vornehmen. Hieraus errechnet sich der fahrzeugeigene Verbrauch. Bei besonders kosten- oder wartungsintensiven Fahrzeugen ist dies die beste Lösung.

Eine Beispielrechnung

Das Auto hat eine Gesamtjahreslaufzeit von 27.000 Kilometern. Die Gesamtjahreskosten liegen bei 12.000 Euro. Hieraus ergibt sich ein fahrzeugindividueller Satz von 0,44 pro gefahrenen Kilometer. Eine Dienstreise von 130 Kilometern verursacht demgemäß Fahrtkosten von 57,20 Euro. Setzen Sie zum Vergleich die 30 Cent Pauschale an, so können für dieselben Fahrkosten nur 39 Euro angerechnet werden.

Es kann allerdings auch sein, dass der individuelle Kilometersatz niedriger ausfällt als der Pauschalbetrag. Vor allem als Fahrer eines Kleinstwagens sollten Sie genau kalkulieren, ob die Pauschale nicht die bessere Option ist.

Unser Tipp

Ein Fahrtenbuch zu führen ist niemals ein Schaden. Sie können Ihre Fahrten ganz unverbindlich dokumentieren und dann entscheiden, ob die Pauschale oder der individuelle Kilometersatz die günstigere Lösung ist.

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Wie werden die Übernachtungskosten bei der Dienstreiseabrechnung richtig abgerechnet?

Auch Übernachtungen in einem Appartement, im Hotel oder Fremdenzimmer können in der Spesenabrechnung als Übernachtungskosten angegeben werden. Hierbei können Sie die tatsächlichen Kosten angeben. Ist der Hotelpreis mit dem Frühstück verbunden, so wird der 24-Stundenpauschalbetrag von 24 Euro um 20 Prozent gekürzt. Hierbei kann es von Vorteil sein, wenn das Frühstück separat auf der Rechnung ausgewiesen wird. Für Übernachtungen im Ausland beträgt diese Kürzung ebenfalls 20%, bezogen auf den länderspezifischen Pauschalwert.

Der Verpflegungsmehraufwand

Auch Übernachtungen in einem Appartement, im Hotel oder Fremdenzimmer können in der Spesenabrechnung als Übernachtungskosten angegeben werden. Hierbei können Sie die tatsächlichen Kosten angeben. Ist der Hotelpreis mit dem Frühstück verbunden. So wird der 24-Stundenpauschalbetrag von 24 Euro um 20 Prozent gekürzt. Hierbei kann es von Vorteil sein, wenn das Frühstück separat auf der Rechnung ausgewiesen wird. Für Übernachtungen im Ausland beträgt diese Kürzung ebenfalls 20%, bezogen auf den länderspezifischen Pauschalwert.

Unser Tipp

Die Übernacht-Pauschale gilt dann als günstig, wenn der Arbeitnehmer an einem Tag seine Reise beginnt und dies am folgenden Tag endet. Insgesamt ist er allerdings weniger als 8 Stunden auf der Reise. Wenn die Reise später als 16 Uhr beginnt und am nächsten Tag vor 8 Uhr endet, dann ist es möglich bei einer Gesamtdauer von 8 Stunden eine Verpflegungspauschale von 12 Euro abzurechnen.

Für mehrtägige Auswärtstätigkeiten im Inland wird für den Anreisetag nur eine Pauschale von 12 Euro angesetzt. Hierbei ist es nicht entscheidend, ob die Anwesenheit kürzer oder länger als 8 Stunden dauert.

Lesen Sie hierzu auch unseren Blogartikel: "Wichtig für Geschäftsreisende: Die Reisekostenpauschale im Jahr 2020"

Die Reisenebenkosten

Reisenebenkosten fallen auf fast jeder Dienstreise an. Sie sind oft sehr vielseitig und können durch Eigenbelege, Quittungen und Rechnungen belegt werden. Das können etwa Telefonkosten, Unfallkosten oder Wertverluste sein, wie auch Parkgebühren oder Trinkgelder.

Kosten, die aus freizeitlichen Beschäftigungen auf der Reise entstehen, können nicht abgerechnet werden. So sind etwa private Telefongespräche, Museumsbesuche, Stadtrundfahrten oder auch die Gebühren für das Pay-TV im Hotel nicht anzurechnen. Reisemittel gehören ebenfalls nicht zu den Reisenebenkosten. Der Koffer, der Wecker oder der Reiseföhn können allerdings manchmal als Arbeitsmittel mit erhöhtem Verschleiß von der Steuer abgesetzt werden.

Die Grundsätze zur Erstellung einer adäquaten Dienstreiseabrechnung

Grundsätzlich ist die Reisekostenabrechnung formlos. Sie folgt keiner gesetzlichen Vorlage und muss auch nicht unterschrieben sein. Es gibt allerdings im Internet eine Vielzahl an Formularen, die Ihnen bei der Angabe der Kosten helfen können. Die gesetzlichen Pauschalbeträge und Regelungen ändern sich immer wieder. Sie sollten deshalb jedes Jahr neu berechnet werden.

Auch die individuellen Regelungen im Arbeitsvertrag haben einen Einfluss auf die Höhe und die Abrechnung der Reisekosten. Fragen Sie am besten schon vor Antritt der Reise beim Arbeitgeber nach, welche Kosten übernommen werden.

Bewahren Sie alle Rechnungen, Quittungen und andere Belege gut auf. Diese dürfen Sie natürlich nicht verändern. Schon das Zerschneiden oder Aufkleben kann dazu führen, dass die Belege ihre Anerkennung verlieren. Fehlt ein Beleg, so können Sie diesen durch einen Eigenbeleg ersetzen. Hier müssen alle Ausgaben, Datum und Dauer sowie die involvierten Personen exakt aufgestellt werden. Der Eigenbeleg ist vom Reisenden zu unterschreiben.

Achten Sie immer auf die Verhältnismäßigkeit der Ausgaben. Die Übernachtung in Luxushotels und unnötige Ausgaben können vom Arbeitgeber zurückgewiesen werden, wenn diese nicht im Vorfeld genehmigt worden sind. Auch Mitreisende müssen gut begründet werden. Solche Begründungen können etwa gegeben sein, wenn der Mitreisende als Dolmetscher eingesetzt wird oder aufgrund einer Krankheit oder Behinderung vonnöten ist.


Unser Tipp zur Dienstreiseabrechnung

Werden Sie von einer zweiten Person begleitet, die nicht beruflich begründet werden kann, dann ist die Planung der Reise über ein Wochenende oder über Feiertage sinnvoll. Diese Zeit können Sie dann für private Ausflüge einsetzen.

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