Wichtig für Geschäftsreisende: Die Reisekostenpauschale im Jahr 2020

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Welche Pauschalen werden im Kontext der Reisekostenabrechnung (auch Spesenabrechnung genannt) abgerechnet? Hier möchten wir Geschäftsreisende über die unterschiedlichen Kostenpunkte und die damit verbundene Höhe im Jahr 2020 informieren. Behalten Sie dabei die Länge der Dienstreise und das jeweilige Reiseziel im Blick.

Lesen Sie in diesem Artikel:

Die Berechnung der Verpflegungspauschale 2020

Als ein wesentlicher Kostenpunkt für Dienstreisen im In- und Ausland gilt die Verpflegung. Hier liegt die Pauschale für 2020 bei einer achtstündigen Reise innerhalb von Deutschland bei 12 Euro. Bei Ganztagsreisen dürfen Sie 24 Euro berechnen. Höher sind die Pauschalen im Ausland, abhängig von Reiseland. Die Pauschale liegt hier zwischen 25 und 50 Euro für Tage, an denen Sie sich komplett im Reiseland aufhalten. Dazu kommen zwischen 15 und 40 Euro für den Tag der An- bzw. Abreise. Das Bundesministerium für Finanzen nimmt jährlich eine Anpassung dieser Zahlen an. Die aktuelle Tabelle und weitere Informationen finden Sie auf dieser Webseite.

Wichtig: Dokumentieren Sie exakt Ihre realen Ankunfts- und Abfahrzeiten, denn die Mehrkosten für die Verpflegung während der Reise reichten sich nach deren Länge.

Die Berechnung der Übernachtungspauschale 2020

Auch die Übernachtungspauschale wird jährlich angepasst. Die Kosten für die Übernachtung übernimmt der Arbeitgeber. Es ist kein Fehler, die Pauschale in vollem Umfang auszureizen und ein Hotel in guter Lage anzubieten. Wenn Ihre Übernachtungskosten über die Übernachtungspauschale hinaus gehen, dann tragen Sie die Kosten hierfür selbst. Im Jahre 2020 sind für Übernachtungen innerhalb Deutschlands 20 Euro pro Nacht angesetzt. Je nach Zielland liegt die Übernachtungspauschale bei mehr als 100 Euro pro Nacht.

Übernachtungspauschale im Ausland - Einige Beispiele:
  • Italien: 135 Euro (plus 23 Euro Zuschlag für Mailand)
  • Schweiz: 169 Euro (plus 26 Euro Zuschlag für Genf)
  • Österreich: 108 Euro
 

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Ist der Arbeitgeber zur Zahlung der Reisekostenpauschale verpflichtet?

Um eine Erstattung der Reisekostenpauschale zu beantragen, müssen Sie zunächst eine detaillierte Reisekostenabrechnung beim Arbeitgeber einreichen. Eine gesetzliche Verpflichtung zur Erstattung der Reisekostenpauschale besteht für Ihren Arbeitgeber allerdings nicht. Klären Sie dies am Besten schon vor der Reise ab und werfen Sie auch einen Blick in Ihren Arbeitsvertrag: Nicht selten ist eine solche Erstattung im Arbeits- oder auch im Tarifvertrag vereinbart. In diesem Fall dürfen Sie mit einer Zahlung rechnen, die sich an den gesetzlich vorgegebenen Reisekostenpauschalen für 2020 orientieren.

Wichtig: Behalten Sie im Blick, dass Rechnungen für das Hotel und den Transport immer direkt an den Arbeitgeber adressiert werden. Buchen Sie die Übernachtung mit Frühstück, dann liegt nur das Risiko der eigenen Verpflegung bei Ihnen.

Es ist auch kein Fehler, die eigenen Ausgaben präzise zu dokumentieren, wenn der Arbeitgeber nicht für die Reisekostenpauschale aufkommen möchte. Dann sollten Sie diese Kosten als Werbungskosten bei der Einkommensteuererklärung 2020 geltend machen. Sammeln Sie die entstandenen Belege für das Finanzamt. Eine ausbezahlte Reisekostenpauschale gehört zu den steuerfreien Einkünften. Diese können Sie nicht mehr dem Finanzamt gegenüber als Werbekosten geltend machen.

Das ändert sich ab 01.01.2020

Zum steuerpflichtigen Barlohn zählen zukünftig zweckgebundene Geldleistungen, nachträgliche Kostenerstattungen und Geldersatzmittel wie Kredit- oder Guthabenkarten. Andere Geldbetrag-Präsente fallen ebenfalls darunter. Im Rahmen der 44-Euro-Freigrenze ist keine Lohnumwandlung mehr zulässig. Das bedeutet, dass Arbeitgeber solche Benefits künftig zusätzlich zum Arbeitslohn gewähren müssen. Als Sachbezug sind weiterhin Gutscheine, Geldkarten und auch wiederaufladbare Geschenkkarten zulässig. Mit diesen können Mitarbeiter ausschließlich Waren oder Dienstleistungen beziehen. Wichtig ist hierbei, dass diese Sachbezugskarten nur national einsetzbar sind. Ebenso müssen mit den jeweils betroffenen Einlösestellen individuelle gewerbliche Akzeptanzpartner-Vereinbarungen bestehen.

Derartige 44-Euro-Leistungen sind ab 01.01.2020 nicht mehr steuerfrei möglich:
  • Zweckgebundene Geldleistungen: Der Arbeitgeber gibt seinem Arbeitnehmer Geld, damit dieser sich etwas was zuvor festgelegt war kaufen kann
  • Nachträgliche Kostenerstattung: Der Arbeitnehmer bekommt das Geld für einen Einkauf oder fürs Tanken zurückerstattet, wenn er seine Quittung vorlegt
  • Geldersatzleistungen wie z.B. Kreditkarten, Tankkarten und andere Vorteile, die auf einen Geldbetrag lauten
  • Gutscheine und Geldkarten, mit denen man ebenso auch Bargeld abheben kann, die also nicht ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen, betrachtet der Gesetzgeber als reine Bargeldleistung
  • Prepaidkarten mit IBAN, also mit einem eigenen Konto, oder einer PayPal-Funktion
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