Wie werden Spesensätze definiert und abgerechnet?

Spesensätze

Sie möchten die auf Ihrer Geschäfts- oder Dienstreise anfallenden Kosten von Ihrem Arbeitnehmer erstattet haben? Dann lesen Sie hier nach welchen Spesensätzen Ihnen Ihre Kosten zurück gezahlt werden.

Kurz zusammengefasst – Das sind Spesen

Sie sind im Kontext ihrer beruflichen Tätigkeit manchmal für einen längeren Zeitraum unterwegs. Dann müssen sie sich auch abseits ihres gewöhnlichen Arbeitsplatzes verpflegen, so etwa auf einer Dienstreise. Auch die Übernachtung im Hotel ist zu finanzieren. Das kann natürlich teuer werden und diese Kosten möchte der Arbeitnehmer dann nicht selbst tragen. Werden die anfallenden Mehrkosten vom Arbeitgeber vergütet, so wird diese Erstattung als „Spesen“ bezeichnet.

"Die Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand gibt es nicht nur für die klassische Dienstreise", sagte Isabel Klocke vom Bund der Steuerzahler. "Jeder mit wechselnden Arbeitsorten sollte das bei der Steuererklärung im Auge haben. Bauarbeiter können sie zum Beispiel in der Regel geltend machen."

Neue Spesensätze ab 1.1.2020

Der Gesetzgeber hat erstmals seit vielen Jahren eine Erhöhung der Spesensätze für den Verpflegungsmehraufwand beschlossen. Diese trat am 1.1.2020 in Kraft. Bis Ende 2019 galt eine Pauschale von 12 Euro für den An- und Abreisetag sowie für eine Abwesenheit von mehr als acht Stunden. Seit dem 1.1.2020 ist dieser Satz nun auf 14 Euro gestiegen. Für Dienstreisen, die länger als 24 Stunden dauern, steigt der Pauschbetrag von 24 auf 28 Euro.

Was passiert, wenn der Arbeitgeber das Mittagessen des Arbeitnehmers bezahlt?

Dann kann die Spesenpauschale gekürzt werden. Für Frühstück bedeutet dies 4,80 Euro, für das Mittagessen je 9,60 Euro.

Spesen konzentrieren sich auf den Verpflegungsmehraufwand. Es geht bei Spesen also nicht um die generelle Erstattung von Kosten für die Verpflegung, sondern um die Erstattung eines entstandenen Mehraufwands. Auch die Kosten für die Übernachtung werden bisweilen als Spesen bezeichnet. Der präzise Begriff hierfür wäre allerdings „Reisekosten“.

Nachdem der Begriff der Spesen nun definiert wurde, stellt sich die Frage, ab wann Spesen gezahlt werden. Gibt es hierfür eine genaue Regelung? Wie wird diese festgesetzt? Sind Spesen gesetzlich definiert? Und wie lassen sich die Spesen berechnen?

Die Berechnung von Tages Spesensätze in Deutschland

Im Unterschied zum Lohn werden Spesen nicht vom Arbeitgeber bestimmt. Die aktuellen Spesenpauschalen werden jedes Jahr vom Finanzministerium herausgegeben. Auf diese Weise wird die Spesenzahlung allgemeingültig. Dabei gibt es die Unterscheidung zwischen der großen und der kleinen Spesenpauschale:

Die kleine Pauschale wird bezahlt für Dienstreisen, die zwischen acht und 24 Stunden dauern. Sie hat auch für den An- oder Abreisetag bei längeren Geschäftsreisen ihre Gültigkeit. Die Spesen ab einer Dienstreise von 8 Stunden betragen bei dienstlich bedingter Abwesenheit 12 Euro.

Die große Pauschale wird bei mehrtägigen Reisen bezahlt. Hierbei ist mit einem Tagessatz von 24 Euro für jede Abwesenheit von 24 Stunden zu rechnen. Für die Übernachtung werden 20 Euro als exklusive Spesen bezahlt.

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Können Spesen gekürzt werden?

Es ist auch legitim, die gesetzlichen Spesensätze zu kürzen. So ist der Zeitraum, für den die gesetzlichen Spesensätze gezahlt werden, begrenzt. Verweilt der Angestellte mehr als drei Monaten am selben Ort, so verfällt der Anspruch auf die Reisespesen. Die Drei-Monatsfrist wird unterbrochen, wenn der Angestellte den Ort über einen Zeitraum von vier Wochen nicht mehr bereist.

Wenn der Arbeitgeber die Verpflegung des Arbeitnehmers übernimmt, dann kann dies ebenfalls zu Kürzungen bei den Spesen führen. Dies ist etwa der Fall, wenn der Arbeitgeber das Mittagessen bezahlt. Hierdurch kann sich der Anspruch auf das Spesengeld um einige Euro reduzieren.

Spesenzahlungen im Ausland

Auch für den Aufenthalt im Ausland werden Spesen bezahlt. Bei Dienstreisen im Ausland wird ebenfalls entsprechend der kleinen und großen Spesenpauschale gemäß der erforderlichen Arbeitszeit unterschieden. Hierbei werden die Spesen entsprechend der Anzahl der Tage bemessen, in denen sich der Arbeitgeber in dem jeweiligen Land aufhält. Die Höhe der Spesenpauschalen wird auch in diesem Fall vom Finanzministerium festgesetzt. Die Höhe der Spesen wird dann länderspezifisch geregelt.

Wie bei den Inlandsspesen ist auch hier eine Kürzung möglich, wenn der Arbeitgeber eine oder mehrere Mahlzeiten bezahlt. In diesem Fall kann der Spesensatz für das Frühstück um 20 Prozent reduziert werden. Beim Mittagessen und beim Abendessen ist mit einer Kürzung von jeweils 40 Prozent zu rechnen. Diese Kürzungen orientieren sich dann prozentual an den Sätzen, die vom Finanzministerium für die jeweiligen Länder festgeschrieben worden sind. Die Kürzungen werden dann von den festgelegten Spesensätzen abgezogen.


Im Folgenden finden Sie einen Auszug der Spesensätze aus der aktuellen Tabelle des Bundesfinanzministeriums. Dabei haben wir uns auf die beliebtesten Ziele deutscher Geschäftsreisender beschränkt.

Tabelle Spesensätze
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